Organiser les missions liées aux instances
Participer aux différentes phases de préparation des instances communautaires et respect des échéances de transmission des dossiers par les services
Préparer et envoyer les ODJ, les convocations, les dossiers de séance ainsi que les diaporamas de présentation en lien avec les services concernés
Suivre les projets de délibération et vérifier leurs validations, complétude, ajustements
Réaliser l'exécution des procédures internes liées aux instances
Participer aux assemblées, être garant du secrétariat des instances (Présences, pouvoir, convocations, quorum, émargements, votes, suivi des parapheurs…) et gérer la prise de note des prises de parole des élus
Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux liés à l'ensemble des instances
Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances
Formaliser et mettre en signature des délibérations et documents annexes
Organiser et assurer la publication et la transmission des actes au contrôle de légalité
Suivre le répertoire des délibérations
Assurer la conservation des documents et être garant de la bonne tenue des registres
Assurer la gestion administrative des délégations
Assurer le suivi administratif des délégations de pouvoirs, de fonction et de signature
Elaborer des délibérations de compétences du bureau et du Président, en lien avec le service juridique
Sécuriser la conformité RGPD des documents administratifs, légaux
Assurer le suivi des informations liées aux organismes extérieurs
Participer à la gestion la base de données des élus en lien avec la gestionnaire
Suivre la composition des instances et des mandats de représentation au sein des organismes extérieurs
Assurer le suivi de ces organismes et diffuser des informations auprès des services ou rédaction de notes
Contribuer à la mise en œuvre du projet d'organisation du pôle
Participer au diagnostic de l’existant et proposer des axes d’amélioration / des mesures correctives et les mettre en œuvre
S’approprier l’objectif du pôle (feuille de route), participer aux réunions de service et être force de proposition
Contribuer à la cohérence de fonctionnement et à l'harmonisation des pratiques et méthodes (archivage - arborescence informatique - process - procédures…)
Effectuer une veille législative et réglementaire nécessaire au fonctionnement des instances
Contribuer à l'optimisation et à la fiabilité des flux d'informations avec les autres pôles
Suivre et mettre à jour la base documentaire du pôle
Connaissances professionnelles requises (savoir, savoir-faire)
• Titulaire d’un diplôme BAC +3 avec connaissances en droit public
• Maîtrise parfaite des techniques administratives (rédaction, orthographe, mise en forme…)
• Bonnes connaissances du cadre juridique lié au fonctionnement des collectivités territoriales
• Bonne maitrise du pack office
• Capacité à hiérarchiser les priorités, adapter son planning
• Savoir rendre compte de son activité
• Doté d’un goût prononcé pour les procédures
Aptitudes générales exigées (savoir-être)
• Capacités d’analyse
• Posséder une grande capacité d’organisation et de rigueur
• Partager ses idées, être réactif et force de proposition
• Discrétion et disponibilité
• Sens du travail en équipe
Relations Internes Juriste, comité de direction, tous les pôles, bureau et conseil
Relations Externes les partenaires, les instances, les institutions, les élus (disponibilités en soirée pour les réunions des instances)
Zoom sur la direction SERVICE ASSEMBLEE, COMMISSION & PARTENARIATS
Le service Assemblées, sous l’égide de la directrice générale, participe à la mise en œuvre de la stratégie liée aux instances de la collectivité, en collaboration avec les élus et en transversalité avec l’ensemble des directions du SE60. Il prépare et suit les actes administratifs afin d'en assurer la sécurité juridique (délibérations, décisions, arrêtés) conjointement avec la juriste. Il gère et coordonne le fonctionnement des instances (Bureau, comité, commissions…) en lien avec la gestionnaire assemblée en charge de l’organisation matérielle.
Finalités du poste
Vous aurez pour missions de structurer et fiabiliser le travail préparatoire et les suites de chaque instance décisionnelle et politique et de gérer le suivi des organismes extérieurs. Vous contribuez à la veille globale utile au bon déroulement des missions du syndicat et vous assistez la DGS sur certaines thématiques.